Réunion préparatoire du 26/04/2007

Samedi 28.04.2007


Compte rendu de la réunion préparatoire du 26.04.2007




ACCUEIL

Sont présents :

GODFROID Jan Eric
BEAUFORT Denis
LAUS Antonio
NEUVILLE, Christian
DEFAWES, Philippe
BARTZ Michel
DEFAWES Guy au début de la réunion pour répondre à quelques questions spécifiques.

- Les personnes présentes remplissent le document « identité » généré par le collègue VANCOPPENOLLE, Pierre excusé au même titre que les collègues SCHMETZ, Laurent, LETIHON, Fabian, et BOUFFA, Nicolas ; lesquels sont parties prenantes dans le cadre de la création de cette nouvelle section.
- Les documents lui seront transmis dès que possible.

BUTS DE LA SECTION

- Il est rappelé par Guy DEFAWES que la section doit faire « ses preuves » de longévité et de qualité avant de vouloir participer à des compétitions plus importantes tant en Belgique qu’éventuellement à l’étranger. Une période de 6 mois à un an de fonctionnement semble raisonnable en terme de délai sauf dérogation préalable.
La participation à des randos n'est pas soumise à ce stage d'attente.
Les randonneurs représentent le cercle sportif des policiers liégeois – section vtt pour autant que l'inscription à la rando le spécifie.

- Il est rappelé que le modus vivendi de la section s’articule sur la liberté de chacun de participer ou non à une rando en fonction de sa décision personnelle et souveraine. De même il n’y a aucune obligation d’effectuer la rando ensemble ce qui implique que le membre pourra circuler à son rythme sur le parcours de son choix.
Il est toutefois évident que les membres peuvent rouler ensemble

- La seule contrainte actuelle est de se présenter ensemble à la table d’inscription et ce à 09.00 heures lors d’une randonnée dite « classique » challenge SMOL , GHF ou autre
Ainsi un responsable du groupe pourra y prendre quelques photos afin d’agrémenter un blog internet, y payer le montant de la rando pour les membres présents et réclamer à l’organisateur un justificatif pour un remboursement de la section par le cercle.



AFFILIATION

- Le montant de l'affiliation est fixé d'un commun accord à 25 € articulés comme suit :
- 12.50€ seront reversés sur le compte du cercle sportif (assurances, …..)
- 12.50€ seront gardés dans la caisse de la section Vtt et serviront soit à de l'avance de paiement, soit à un complément de paiement éventuel.
A noter que le membre faisant déjà partie d'une autre section au sein du cercle sportif et en ordre de cotisation ne paiera que les 12.50€ destinés à la section.

- Le paiement de cette somme par le membre civil(famille de policier) ou policier permet :

*D'être assuré pour le sport pratiqué soit en randos, soit en entraînements
*De pouvoir bénéficier à la participation de randos à titre gratuit selon le schéma suivant : le trésorier ou mandataire paie la rando aux membres présents avec le budget de la section, se fait remettre un justificatif par l'oganisateur. Ce justificatif ainsi qu'un autre document seront envoyés 1 fois par mois au cercle pour paiement sur le compte de la section.
*De participer au repas du cercle à titre gratuit (pour lui uniquement).

Pas de crédit d'heure
Pas d'intervention en cas de casse de matos
En cas d'accident : jamais d'accident de travail
Pas d'équipement

Dispositions urgentes pour la mise en place de la section :

- Une première opération de lancement concernant l'inscription des membres sera clôturée le 05 mai 2007.
- La personne désirant devenir membre paiera sa cotisation (25€ ou 12.50€ en fonction voir supra) et ce pour le 05 mai 2007 au plus tard sur le compte N° 063-1107687-79 au nom de BARTZ Michel avec communication "Section VTT"
Ce dernier rétribuera en date du 08 mai 2007 lors de la présentation de la section au cercle sportif les affiliations des membres et communiquera les identités de ceux-ci. Il rétribuera par la suite et ce dès que le compte bancaire de la section sera créé par le trésorier, les 12.50€ revenants à la section.
- Ce paiement de la cotisation au 05 mai 2007 donne droit au membre de participer au repas du cercle en date du 19 mai 2007.
Toutefois s'il désire participer à ce repas, il devra le signaler par mail ou écrit pour le 05 mai 2007 au plus tard à BARTZ Michel.
Si le membre désire être accompagné à l'occasion de ce repas, il devra signaler le nombre d'accompagnants (enfants et adultes) et effectuer le paiement de
25€ par accompagnant adulte
12.50€ pour enfant de + de 10 ans : un couvert sera d'office compté
10€ pour enfant de – de 10 ans (une assiette en carton sera mise à dispo mais l'enfant ne sera pas compté comme "1 couvert"; de fait ses parents prendront des parts de leurs assiettes pour le servir)
Et ce sur le compte de la section (qui sera communiqué dès que possible) et ce pour le 05 mai 2007 au plus tard.



DIVERS

- Il est énoncé le projet pour l'année prochaine d'organiser un repas – soirée afin d'alimenter la caisse de la section et permettre ainsi le financement de la journée sportive annuelle de la section (activité en famille par exemple) ; voire de compléter éventuellement un remboursement partiel du cercle ; soit de financer une partie d'équipement, …….
- d'organiser un parcours vtt à l'occasion de la journée sportive 2008
- Au niveau de l'équipement : aucun budget spécifique ne sera alloué par le cercle(mail suivra concernant ce domaine)
- Une carte de membre format carte banque pourrait être utile (réduction sur présentation de …): identité+N°ordre+sigle RCSPL en rouge (imposé)+logo clipart VTT ???? : à vos crayons pour un projet !!!! Laissez de l'espace pour un ou deux logos de bienfaiteurs éventuels………..
- LETIHON, Fabian s'étant proposé comme webmaster : il est accepté avec plaisir dans ces fonctions. Il est demandé que le blog de la section soit géré par la section même et comporte un espace photos, un espace calendrier propre à la section, un espace liens vers des calendriers smol ghf, O2 bikers, …..; Sous sécurité : un forum de discussion ; un espace où les membres seraient répertoriés sur base de l'identité et d'un numéro d'ordre interne , la date d'inscription les infos relatives au N° de gsm et mail internet (une espèce de carte de membre virtuelle), le tout pouvant également servir de feed back de notre section vers le cercle RCSPL
- VANCOPPENOLLE, Pierre est nommé trésorier. Un compte bancaire devra être ouvert rapidement pour le versement des parts de cotisations etc….
Le n° sera communiqué dès que possible au cercle et aux membres.
Prévoir des mandataires en cas d'absence de ta part à des randos, …….
Pour ce qui est de ton formulaire d'inscription : OK + à rajouter : date d'inscription et N° ordre interne. J'envois les formulaires remplis par courrier interne.
Je t'adresse par mail un modèle de justificatif pour Smol et Ghf voir même passe partout : "attest pay vtt" ainsi que 1 formulaire spécial imposé à remplir pour demander l'intervention du cercle (pour rappel 1 fois par mois avec les justificatifs) : "frais mensuels" et un autre imposé également attestant que la section a reçu le remboursement du cercle : "attest rembours par cercle"
- BEAUFORT, Denis obtient de titre de un peu de tout avec passion c'est à dire de secrétaire polyvalent
- BARTZ Michel obtient le titre de président (yessssss : lol), ira présenter la section le 08 mai à la réunion du cercle à 19.30 hrs au stpl avec soit le trésorier soit le secrétaire. Au niveau de la carte de membre : prendra quelques contact afin de tenter d'obtenir un % de réduction sur affichage du logo d'un marchand de vélo (pas jupiler hein) par exemple Stan Smol
Présentera le modèle de justificatif à l'organisateur général du challenge Smol et GHF pour information
- Ceci étant dit, les bonnes volontés sont bienvenues pour faire tourner la section sachant que les décisions qui devront être prises le seront dans le respect du choix du plus grand nombre.
- DEFAWES, Philippe (fils de Guy) signale être dépourvu de voiture et de connexion à internet mais souhaite vivement intégrer la section.
Il peut téléphoner et se déplacer jusqu'à un point de ralliement où il sollicite d'être pris en charge par un membre sensibilisé jusqu'à la destination de la rando. Merci pour lui.
- NEUVILLE Christian (potentiellement intéressé) et président de la section jogging recherche un participant pour le run and bike de EUPEN de début mai : si intéressé ou renseignements complémentaires : le contacter AVANT le 30.04.2007 : 0485/52.92.63




Le même Christian NEUVILLE nous accueille au sein du cercle et nous propose à l'occasion de la journée sportive des sections du cercle sportif en date du 19 mai 2007 de se joindre à son équipe (vu que notre section est nouvelle et que rien ne saurait être organisé si vite) en toute amitié et ce à Grivegnée derrière la piscine le 19 mai 2007 vers 11.00 heures pour un petit parcours jogging ou vtt suivi d'un pain saucisse en toute décontraction : le tout pour 5€
Le prévenir avant le 15 mai 2007. Et merci à lui.
- Avec ce document, je joins les logos, le modèle de justificatif, l'invitation pour le repas du 19 mai, …….
Egalement mail pour équipement (cuissard, vestes, …).sera envoyé prochainement
- J'espère ne rien avoir oublié sinon tant pis !!!
- Pour les membres qui ne l'ont pas encore fait : communiquez vos identités complètes + N° gsm et adresse mail au trésorier, secrétaire et président (merci)

Longue vie à cette section débutante.

BARTZ M.